L’intérêt de l’état des lieux 

Même si un locataire s’occupe bien de son bien, celui-ci ne sera pas dans le même état à la fin de la location qu’au début. L’usure des tapis, des revêtements de sol et des autres installations et décorations aura inévitablement eu lieu. Même un contenu bien entretenu se détériore avec le temps et l’usage.

Les propriétaires doivent tenir compte de l’usure normale pendant la location. Les locataires seront normalement responsables des bris, des articles manquants ou des dommages causés à la propriété qui dépassent l’usure normale.

 

Cela se produit lorsque la propriété souffre de l’imprudence, de la négligence, d’une mauvaise utilisation ou de dommages délibérés de la part du locataire.

La réalisation de l’état des lieux consiste à :

– enregistrer l’état de la propriété, ainsi que les installations, les équipements, le contenu et la décoration, et les relevés de compteur pertinents (l' »inventaire »), immédiatement avant le début de la location ;

– enregistrer l’état de la propriété à la fin de la location afin d’identifier ce qui a changé (le « check out« ).

Il est important que l’inventaire soit bien fait. Les propriétaires et les locataires (ainsi qu’un arbitre ou un tribunal, s’il y a un litige concernant le dépôt) doivent pouvoir comparer l’état de la propriété au début et à la fin de la location. L’enregistrement de tout changement d’état permettra de déterminer quels changements ont eu lieu et qui doit en être responsable. Tout document publicitaire produit pour commercialiser la propriété ne sera pas suffisamment détaillé pour être utilisé comme un inventaire.

En théorie, toute personne peut fournir un inventaire, mais il ne faut pas oublier qu’à la fin de la location, l’inventaire et les rapports d’entrée et de sortie peuvent être utilisés pour régler un litige entre le propriétaire et le locataire. Ces documents doivent être suffisamment détaillés pour se suffire à eux-mêmes, d’où l’intérêt de confier ces missions à un professionnel.

Il n’y a aucune raison pour qu’un propriétaire ne puisse pas produire son propre inventaire, mais il y a des avantages et des inconvénients à le faire. Un propriétaire peut ne pas avoir l’expertise nécessaire pour effectuer le processus correctement. Il peut ne pas voir tout ce qui ne va pas dans la propriété parce qu’il la connaît trop bien ; inversement, il peut ne pas être en mesure d’évaluer les dommages objectivement parce que c’est sa propriété.

Que doivent couvrir les rapports d’entrée et de sortie du logement ?  

Le rapport d’entrée doit fournir à la fois un inventaire du contenu et une liste de l’état de la propriété et de son contenu au début de la location. Certains rapports d’entrée s’appuient sur une clause stipulant que tous les articles sont en bon état, sauf indication contraire. Bien que de telles clauses générales puissent être acceptées par un tribunal, il est préférable d’établir un rapport qui décrit l’état et le contenu de chaque pièce séparément.

L’état des lieux de sortie permet d’identifier toute détérioration de l’état de la propriété pendant la location. Idéalement, il devrait être produit par la même personne qui a effectué l’état des lieux d’entrée, bien qu’il soit reconnu que cela ne sera pas toujours possible. Un rapport correctement rempli fournit une description précise du bien qui, par comparaison avec le rapport d’état des lieux, permet d’identifier clairement les problèmes qui relèvent de la responsabilité du locataire.

 

Concernant la propreté, on considère que si le rapport d’entrée n’établit pas le niveau de propreté au début de la location, alors que l’état des lieux de sortie peut énumérer les problèmes de nettoyage à la fin de la location, il ne sera pas possible de déterminer si la propreté de la propriété s’est détériorée pendant la location.

Le nettoyage du bien ne sera donc pas pris en compte.

Qu’en est-il des photographies de l’appartement ou maison ?  

Un rapport d’entrée et de sortie bien rédigé fournit un niveau de détail et de compréhension qu’il est difficile d’égaler en s’appuyant uniquement sur d’autres méthodes telles que les photographies ou la vidéo. Un album de photos ou une longue vidéo d’une propriété peut être relativement facile à produire mais peut être d’une utilité limitée pour résoudre un conflit en l’absence d’un rapport écrit.

Les photographies du bien doivent donc être utilisées en complément et non en remplacement des documents écrits.

Les photographies ont tout de même quelques avantages :

– fournir une excellente vue d’ensemble d’une propriété ;

– montrer l’état d’un jardin ;

– mettre en évidence tout élément inhabituel, par exemple des ornements, des antiquités

– enregistrer les marques, les éraflures, les dommages, bien que cela puisse être difficile à faire correctement.

Cependant, elles présentent quelques inconvénients :

– il n’est pas possible de photographier tous les aspects d’une propriété, les photographies ne peuvent donc pas remplacer le texte écrit ;

– les photographies ne sont pas toujours un indicateur utile de problèmes tels que la propreté, la saleté ou la poussière. Si elles ne sont pas photographiées correctement, il peut être difficile de montrer l’échelle ou la perspective ; et

– les photographies numériques peuvent facilement être modifiées et leur fiabilité peut être mise en doute.

Pour être considérées comme des preuves utiles, les photographies doivent être de bonne qualité et il est préférable de les intégrer au rapport d’enregistrement et de départ. Si elles sont présentées séparément, elles doivent être clairement signées et datées pour prouver qu’elles sont bien celles du bien en question et qu’elles ont été prises à la date prévue.

Quelle est la quantité de détails à inclure dans les rapports d’arrivée et de départ ?  

Le corps principal de l’état des lieux doit comprendre une description détaillée de chaque pièce, en commençant par l’entrée principale et en procédant de manière logique à travers les pièces de chaque étage.

Lorsque des appareils électroménagers sont mentionnés, il peut être utile de noter la marque et le modèle afin de pouvoir mieux évaluer les coûts de remplacement ou de compensation en cas de dommages et être certains qu’il s’agit du même matériel avant et après la sortie du locataire.

Le jardin ou l’espace extérieur ainsi que l’allée, la clôture, le garage ou la dépendance qui seront inclus dans la location doivent également être répertoriés et leur état doit être noté.

Les relevés des services publics doivent être enregistrés, y compris le niveau de toute cuve à mazout, ainsi qu’une photocopie ou une photographie de toutes les clés fournies.

Un rapport de sortie suivant le même format que le rapport d’entrée ou un rapport qui combine les commentaires d’entrée et de sortie sur chaque page constitue un moyen plus direct de comparer l’état de la propriété.

 Qu’en est-il du format d’un rapport d’état des lieux? 

Il existe plusieurs méthodes et formats qui peuvent être utilisés pour consigner l’état d’une propriété. Il peut s’agir de :

– l’écriture manuscrite 

– l’enregistrement vocal 

– un logiciel électronique 

– des photographies 

– des vidéos

– des documents imprimés 

Il n’y a pas de « bonne » ou de « mauvaise » méthode. L’important est que la méthode utilisée, quelle qu’elle soit, donne lieu à un enregistrement complet et détaillé de l’état du bien.

Point de vigilance concernant les abréviations car de nombreux rapports en contiennent pour décrire l’état d’un bien ou un aspect de son état. Lorsque des abréviations sont utilisées, un index de celles-ci doit être fourni pour référence. N’oubliez pas que tout le monde n’utilise pas la même abréviation pour signifier la même chose.

 Le calendrier des rapports 

Les états des lieux d’entrée et de sortie donnent une image instantanée de la propriété au moment où ils sont compilés. S’il y a un grand écart entre le moment où ils sont compilés, et le début et la fin de la location, il y a matière à débattre de la précision des rapports. En effet, une propriété peut devenir poussiéreuse dans l’intervalle, ou le jardin devenir désordonné. La moisissure peut commencer à apparaître lorsqu’une propriété est fermée et non ventilée.

Ainsi, pour être considérés comme des preuves fiables, le rapport d’entrée et le rapport de sortie doivent être établis au même moment que le début et la fin de la location. Ils doivent également mentionner le bien tel que le locataire l’a trouvé et tel qu’il l’a quitté. Assurez-vous donc que les meubles et autres objets qui sont censés se trouver dans le logement au début de la location sont présents et enregistrés dans le rapport d’état des lieux. Tout ce qui ne fait pas partie de la location doit être enlevé. À l’inverse, à la fin de la location, un rapport doit être rempli avant que des travaux de nettoyage ou de remise en état ne soient effectués.

Le locataire montre généralement qu’il accepte l’état de la propriété au début de la location en signant et en datant le rapport d’entrée. Idéalement, il faudrait que le locataire soit présent lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie afin qu’ils soient contradictoirement établis.

Par conséquent, un rapport d’entrée est considéré comme acceptable s’il est produit quelques jours avant le début de la location. Le locataire est alors soit officiellement  » enregistré  » le premier jour de la location, soit il reçoit le rapport à condition que toute modification soit notifiée au propriétaire ou à l’agent dans un délai déterminé – généralement sept jours. L’absence de réponse dans le délai imparti est normalement considérée comme une acceptation par le locataire de l’exactitude du rapport au début de la location. Cependant, tout commentaire ou modification apporté par le locataire doit être clairement noté et confirmé par l’agent/le propriétaire comme convenu. Le rapport d’entrée doit être dûment mis à jour et une copie doit être conservée par chaque partie.

 

Le rapport de sortie doit fournir, par comparaison, une vision précise de l’état de la propriété à la fin de la location. Pour être considéré comme fiable, le rapport doit être effectué le plus tôt possible après la fin de la location. Idéalement, ce sera le dernier jour de la location, après que le locataire ait complètement quitté les lieux. Il peut être utile que le locataire soit présent, mais ce n’est pas essentiel ni exigé par la loi.

Attention, un rapport de sortie effectué un certain nombre de jours après la fin de la location peut être considéré comme une preuve moins fiable.

 

Certains propriétaires/agents immobiliers trouvent utile de rencontrer leurs locataires peu de temps avant qu’ils ne quittent la propriété afin de leur rappeler leurs obligations et de convenir des points à régler avant le départ des locataires. Cela peut permettre d’éviter des problèmes ultérieurs.

A noter que les rapports de ces inspections, ainsi que ceux réalisés périodiquement pendant la location, peuvent être utiles devant un tribunal.

 Les conséquences juridiques d’un état des lieux contradictoire 

Sans rapports d’entrée et de sortie raisonnablement détaillés, il peut être extrêmement difficile de persuader un arbitre ou un juge que les déductions de la caution demandées par le propriétaire sont justifiées. En effet, il est beaucoup plus difficile de prouver l’état de la propriété au début et à la fin de la location et l’étendue de la détérioration de la propriété.

Une comparaison de ces rapports montrera donc si l’état du bien s’est détérioré pendant la location et identifiera ainsi la responsabilité du locataire. Toutefois, pour déterminer l’étendue de cette responsabilité, le rapport de sortie doit tenir compte de l’amélioration et de l’usure normale.

 

Bien qu’il ne soit pas exigé par la loi, la fourniture d’un état des lieux d’entrée et de sortie comme preuve clé dans un litige est souvent essentielle pour décider de l’issue d’une réclamation. Il s’agit donc d’un moyen fiable de protéger les intérêts du propriétaire et du locataire.

 La prise en compte de l’usure normale et de l’amélioration du bien 

 Usure normale et détérioration 

Avant de faire sa réclamation, le propriétaire doit tenir compte de l’usure normale. Il est généralement admis que le niveau d’usure auquel on peut s’attendre dans une propriété locative sera plus élevé que celui d’une propriété occupée par son propriétaire. Cependant, les locataires seront toujours responsables du nettoyage qui n’est pas considéré comme une usure normale.

Le locataire a l’obligation fondamentale de rendre le bien à la fin de la location dans un état similaire à celui du début, à l’exception de l’usure normale. Un locataire ne peut donc pas être tenu responsable des modifications apportées au bien (autres que le nettoyage) en raison d’une utilisation normale.

L’usure normale peut être définie comme le niveau de détérioration qu’un propriétaire peut raisonnablement s’attendre à ce qu’un locataire cause par son utilisation quotidienne de la propriété pendant la période de location. L’usage quotidien raisonnable sera déterminé par des facteurs tels que la durée de la location, le type et le nombre de locataires, les différentes parties de la propriété et la qualité de la propriété ou du contenu.

Quelques exemples :

• la salissure d’un tapis n’est pas de l’usure normale, mais l’effilochage l’est plus probablement ;
• une rainure sur un mur causée par la poignée d’une porte ouverte contre lui n’est pas de l’usure ;
• le calcaire sur un évier ou la saleté dans le distributeur de savon d’une machine à laver ne sont pas des phénomènes d’usure ;
• une étagère courbée dans une armoire peut être considérée comme de l’usure, mais cela dépend de la qualité de l’armoire et de ce qu’on y mettait (par exemple, si elle était surchargée).

 Amélioration 

Un propriétaire n’a pas le droit de bénéficier d’une amélioration ou d’une augmentation de la valeur de la propriété aux frais du locataire, sauf si cela a été spécifiquement convenu au préalable.

Il est clair qu’un propriétaire serait avantagé si une récompense était faite sur la base d’un échange « neuf contre ancien ». Il faut donc tenir compte de l’âge du bien au début de la location, de la durée de la location et de l’espérance de vie habituelle du bien.

Il est usuellement établi que les décorations d’un hall, d’un escalier, d’une cuisine et d’une salle de bain ont une durée de vie utile de deux à trois ans, tandis que les salons et les chambres à coucher ont une durée de vie de quatre à six ans.

Le sort du dépôt de garantie 

 Lorsque vous signez votre bail, vous pouvez vous attendre à payer une certaine somme d’argent à l’avance, y compris un dépôt de garantie, des frais administratifs et d’autres coûts éventuels tels que les frais pour les animaux, le stationnement et le stockage.

Qu’est-ce qu’un dépôt de garantie ?

 Un dépôt de garantie est défini comme une somme d’argent fixe versée à un gestionnaire immobilier ou à un propriétaire pour garantir que le locataire paiera son loyer et respectera le bail. Mais les dépôts de garantie ont quelque chose de particulier : ils sont remboursables ! Cela signifie que vous avez une chance de récupérer le montant total ou partiel de votre dépôt dans votre poche.

Le gestionnaire immobilier ou le propriétaire conserve ce dépôt tout au long de votre bail. Ils ne peuvent pas encaisser les chèques de dépôt de garantie pour un usage autre que les dommages causés à l’appartement après le départ du locataire. Une fois que votre appartement a été inspecté et que les coûts des dommages ont été déduits (le cas échéant), votre gestionnaire immobilier ou votre propriétaire vous rendra ce qui reste.

Quelle est la différence entre un dépôt de garantie et un loyer d’avance ?

 Si votre bail stipule que votre dépôt de garantie doit être considéré comme un mois de loyer, cet argent ne peut être utilisé que pour le loyer. Ce paiement ne peut pas être utilisé pour les dommages causés à l’appartement, et il ne vous sera pas remboursé en tant que locataire. Si votre propriétaire n’exige que le paiement d’un mois de loyer d’avance et ne demande pas de dépôt de garantie en plus de ce paiement, alors le gestionnaire immobilier ou le propriétaire a pris la responsabilité financière de réparer tout dommage causé au logement par le locataire.

Le remboursement du dépôt de garantie

Vous récupérerez votre dépôt de garantie dans un délai de 30 à 60 jours après la fin de votre bail et votre départ de l’appartement.

Le dépôt de garantie étant utilisé pour payer les réparations de l’appartement, il se peut que vous ne récupériez pas la totalité de votre dépôt de garantie.

En effet, le propriétaire récupèrera, après établissement de l’état des lieux, la quote-part utile à la réparation du bien le cas échéant.

S’il est constaté dans cet état des lieux des dégâts dans l’appartement, Ie propriétaire vous enverra par courrier un détail des frais à engager pour remédier à ces détériorations.

Les litiges relatifs au dépôt de garantie et l’importance de l’état des lieux

Si vous n’êtes pas d’accord avec le propriétaire sur les frais à déduire du dépôt de garantie, contactez-le et répondez de manière détaillée à chaque élément pour lequel il veut déduire de l’argent. Faites référence aux deux états des lieux et fournissez vos propres documents pour étayer votre position. Si vous êtes bien préparé et que vous n’avez légitimement causé aucun dommage ou détérioration à la propriété, la plupart des propriétaires se résigneront et accepteront la défaite.

Lorsque le propriétaire et le locataire ne parviennent pas à se mettre d’accord sur le dépôt de garantie, il est possible de faire appel à un arbitre qui prendra son temps pour étudier la demande du propriétaire et tous les documents et matériels relatifs au litige. Ensuite, il fournira une résolution attribuant la totalité, une partie ou aucune partie du dépôt de garantie au propriétaire. Le reste sera restitué au locataire.

Dans les cas où la demande est vague et les photos peu claires ou complètement absentes, les adjudicateurs se prononcent le plus souvent en faveur du locataire, simplement en raison du manque de preuves légitimes.

SI l’arbitrage n’est pas concluant, il est possible d’agir en justice et la décision sera laissée à l’appréciation du juge.

Il est donc important de faire appel à un professionnel pour établir les états des lieux car les implications juridiques sont de grande ampleur.